Tú, con tu trabajo.Nosotros, con el teléfono.Recepcionista virtual: llamadas, WhatsApp y email atendidos con tus precios y tu agenda, y cada gestión registrada en tu programa.

¿Qué es un servicio de recepción externalizada para autónomos?

Un servicio de recepción externalizada atiende las llamadas, mensajes y correos de un negocio en nombre de su titular, con sus condiciones y su agenda, para que el trabajo no se interrumpa cada vez que suena el teléfono. Recepciona lo hace para autónomos y pequeñas empresas de toda España y deja cada gestión registrada en el programa del negocio.

Se le llama de muchas maneras: recepcionista virtual, secretaria virtual, atención telefónica externalizada o servicio de recepción de llamadas. Todas apuntan a lo mismo, aunque no todas hacen lo mismo. Hay servicios que se limitan a tomar nota y pasarte el recado. Recepciona va un paso más allá: resuelve lo que se puede resolver con tu ficha de negocio delante, y solo te traslada lo que necesita tu criterio.

La diferencia se nota en el resultado. Un recado es una tarea pendiente para ti. Una cita cerrada, con el cliente informado del precio orientativo y el motivo anotado, es trabajo hecho. Por experiencia, esa es la línea que separa una recepción útil de un contestador con voz humana.

¿Qué pasa con las llamadas que no puedes coger?

Una llamada sin respuesta rara vez espera: quien necesita un servicio y no lo encuentra al primer intento suele llamar al siguiente de la lista. Recepciona coge esa llamada, informa con tus condiciones y la convierte en cita o en una gestión registrada.

Lo que más nos cuentan los negocios que llegan a Recepciona no es que pierdan muchas llamadas. Es que no saben cuántas pierden. El teléfono suena, no se puede coger, y el número no vuelve a aparecer. Cuando por fin devuelves la llamada, el cliente ya ha cerrado con otro.

Las tres llamadas que más se pierden

La primera es la consulta de precio en pleno horario de trabajo: «¿cuánto me costaría…?». Es corta, se responde con una tarifa orientativa y, bien atendida, termina en cita. La segunda es la petición fuera de horario, casi siempre por WhatsApp, a las diez u once de la noche, cuando el cliente por fin tiene un rato. Si la respuesta llega a la mañana siguiente, a menudo llega tarde. La tercera es el seguimiento: el cliente que ya tiene el presupuesto y no se ha decidido. Nadie le llama porque no hay tiempo, y el presupuesto se enfría.

Recepciona está pensado para esas tres. La consulta de precio se responde con tu ficha. El WhatsApp nocturno recibe una respuesta con huecos reales de tu agenda. Y el seguimiento se hace cuando toca, con lo que tú hayas decidido decir. Puedes ver el detalle de cada canal en los canales que atiende Recepciona.

¿Cómo atiende Recepciona con tus precios y tu disponibilidad?

Antes de atender la primera llamada, Recepciona recoge tu ficha de negocio: servicios, tarifas orientativas, horarios, huecos de agenda y las preguntas que más te hacen. Cada respuesta sale de esa ficha, y lo que no está en ella se te consulta.

La ficha de negocio

No es un formulario largo. Es una conversación en la que anotamos cómo trabajas: los servicios que ofreces y los que no, los precios orientativos que quieres que se den por teléfono, cuánto tardas en cada tipo de trabajo, tu horario, y cómo quieres que hablemos con tus clientes. También anotamos las preguntas que te hacen siempre y qué respondes tú. Con eso, la persona que atiende sabe lo que sabría alguien que llevara meses en tu mostrador.

Qué se decide sin ti y qué no

Tú marcas el límite. Lo habitual es que las consultas de precio orientativo, la disponibilidad y las citas dentro de tu agenda se resuelvan sin molestarte. Un presupuesto cerrado, una urgencia que no encaja en tu horario o una petición rara se anotan y se te consultan antes de dar una respuesta. Si cambias una tarifa o cierras una semana por vacaciones, nos lo dices y la ficha se actualiza ese mismo día. Tienes el proceso completo en cómo funciona Recepciona paso a paso.

¿Dónde queda registrado lo que atendemos?

Cada llamada, mensaje o correo atendido queda registrado con el cliente, el motivo y, si la hay, la cita. En talleres que usan Programa Taller, la solicitud entra directamente con su cliente, su vehículo y su cita.

Atender bien y no dejar rastro sirve de poco. Por eso el registro forma parte del servicio y no es un extra. Cuando la conversación termina, la información ya está donde la vas a buscar: en la ficha del cliente, con el motivo de la llamada, lo que se ha informado y la cita si se ha cerrado.

Un ejemplo de un día de taller

Imagina un lunes cualquiera. A las 8:05 entra una llamada preguntando por un cambio de pastillas; se informa del precio orientativo y se cierra cita para el miércoles. A las 11:30 una aseguradora deja una petición en su plataforma; se registra con el plazo de respuesta. A las 22:40 llega un audio por WhatsApp: ruido al frenar; se ofrece hueco para el jueves a primera hora. A la mañana siguiente, al abrir Programa Taller, las tres gestiones están ahí con su cliente, su vehículo y su cita. Nadie ha tenido que transcribir nada.

¿Para qué negocios está pensado Recepciona?

Recepciona está pensado para autónomos y pequeñas empresas que trabajan con las manos o con el cliente delante: talleres mecánicos, oficios, consultas, asesorías y pequeños comercios de servicios.

En un taller, el teléfono compite con el vano motor y con las peticiones de las aseguradoras. Ahí Recepciona atiende llamadas, WhatsApp, email y plataformas, y lo registra todo en Programa Taller. En los oficios el problema es la urgencia: el cliente con la caldera parada no espera a que termines la instalación en la que estás. En consultas y asesorías, lo que se pierde son citas y confirmaciones que nadie tiene tiempo de hacer a media tarde.

Lo que tienen en común todos estos negocios es que la persona que sabe responder es la misma que está trabajando. Recepciona no sustituye ese conocimiento: lo recoge en la ficha de negocio y lo pone al teléfono. Si tu caso no encaja en esta lista, cuéntanos cómo te entran los clientes y te diremos con franqueza si podemos atenderlo.

¿Es legal que se graben las llamadas y qué pasa con los datos de tus clientes?

Sí, siempre que se informe a quien llama antes de continuar y los datos se usen solo para atender su solicitud, como exige el Reglamento General de Protección de Datos. En Recepciona, si una llamada se graba, se avisa al inicio, y los datos de tus clientes siguen siendo tuyos.

La grabación de llamadas es legal en España si quien llama está informado, y es útil para revisar qué se ha dicho cuando hay una duda. En Recepciona el aviso se da al principio de la llamada, no al final. Y no se recoge más información de la necesaria para atender lo que pide el cliente: nombre, teléfono, motivo y, si procede, los datos del vehículo o del encargo.

En la práctica, tu negocio sigue siendo el responsable del tratamiento de los datos de tus clientes y Recepciona actúa por tu cuenta, con las obligaciones que eso conlleva y que se recogen por escrito. Puedes consultar los criterios oficiales en la Agencia Española de Protección de Datos y el texto del Reglamento (UE) 2016/679. Nuestra política de privacidad detalla cómo tratamos los datos de esta web.

¿Cuánto cuesta un servicio de recepción para autónomos?

Recepciona cuesta 499 € al mes + IVA en el plan Esencial y 799 € al mes + IVA en el plan Completa. Los dos incluyen la formación del equipo en tu negocio y el registro de cada gestión; la diferencia está en el horario, el volumen y los canales cubiertos.

Para ponerlo en contexto: un recepcionista en plantilla supera los 2.000 € brutos al mes antes de cotizaciones, se va un mes de vacaciones y no atiende ni de noche ni el sábado. El plan Esencial cubre por 499 € + IVA las llamadas, WhatsApp y correos que hoy pierdes en horario de trabajo. El plan Completa, por 799 € + IVA, es el que eligen los talleres: aseguradoras, postventa, cualquier idioma y cualquier hora.

Tienes el detalle de cada plan en los precios de Recepciona, y si tienes varias sedes o un volumen fuera de lo habitual, cuéntanos tu caso y lo ajustamos.